フリーランスエンジニアに大切なタイムマネジメントとは!?

フリーエンジニアとして独立すると、自分で対応しなければならないタスクが増えるためタイムマネジメントがとても重要になります。今回は、フリーエンジニアの観点から、いますぐ取り入れたいタイムマネジメントをご紹介します。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、限りある時間を有効に使うために、いかにタスクを効率化するか、また、そのために自分のスキルを俯瞰的に捉えることです。

スケジュール管理と同じように考えられがちですが、実は全く別物

スケジュール管理は、タスクが期限までに終わるようにスケジュールを組み立て、その通りに進めるように工数管理することを指します。
一方、タイムマネジメントは、時間を管理するだけでなく、いかに効率化していくかという観点から時間の使い方を考えます。

フリーランスとして独立をすると、会社員時代よりもタスクが増えます。

フリーエンジニアとして案件の中で本業の開発を行いつつも、本業以外のタスクとして、経理作業や法務、総務から、そしてフリーエンジニア向けのエージェントを利用しない場合は、営業まで基本的には一人でこなさなければなりません。さらに、スキルアップのためには勉強の時間も確保しなければなりません。本業をこなしつつも、これらのタスクをこなしていくために、タイムマネジメントを考えた行動設計が必要となるのです。

フルタイムでお客様先に常駐しているような場合は、勤務時間以外の時間で、それらのタスクをこなす場合も多いため、タイムマネジメントは重要です。一方で、自宅でリモート勤務する方にとってタイムマネジメントは不要かというと、そんなこともありません。自宅作業の場合は、本業の時間への拘束が緩い分、きっちりと時間を管理していかないと、気が付いたらあっという間に時間が経っていて、本業以外のタスクに充てる時間が無いようなことも起きうるでしょう。

タイムマネジメントのはじめ方

タイムマネジメントは、タスクを効率化し、時間を有効活用するための行動の方法です。
まずは、タイムマネジメントを始めるにあたり、準備にあたる作業を3つご紹介いたします。

●タスクを全て洗い出す

タイムマネジメントを進める際に、まず取り掛かりたいのがタスクの洗い出しです。
本来であれば、できる限り細かく、すべてのタスクを洗い出すことが重要です。

例えば、「月締め経理処理」というだけではなく、請求書発行、交通費精算、その他経費計上、入金確認という具合に出していきます。
キャリアアップするための勉強の時間も、タスクではありませんが、目標を定めて、それを達成するためのスケジュールや内容も洗い出しましょう。
また、本業の開発に充てる時間も、常駐・非常駐に関わらず、しっかりと見積もっておきましょう。

●工数を可視化する

タスクを洗い出したら、1つずつのタスクを完了するのに、いまの自分のスキルでどれだけの工数がかかるのかを可視化しましょう。
1つのタスクごとにどれだけ時間がかかっているのかを把握しなければ、効率化するポイントを判断できません。
工数を把握するには、専用のツールを使うと便利です。
これらを使うと時間が計測できるだけでなく、タスクごとのレポート機能などもついておりわかりやすく可視化できます。

Togglや、Clock itなど、作業時間を管理するタイムトラッキグツールやアプリが複数ありますので、使いやすいものを探してみてください。日ごとの作業時間の記録にもなります。

スキルアップのための学習は、タスクではないので可視化することは難しいかもしれません。自分で「どれだけの時間をかけるか」を決めることになります。
「いつまでに何ができるようになる」といった具体的な目標を決め、それを達成するためにはどれくらいの時間が必要なのかを考え、日々の学習時間を割り当てておきましょう。エンジニアの皆さんであれば、例えば新しい言語を覚えたいと思ったりしたときに、過去の経験からある程度見積もりが可能な場合も多いのではないでしょうか。自分自身で工数が把握できていると、むやみに焦ることが減ります

フリーランスになると、本来の業務と管理部門系のタスク、さらに営業などタスクの種類も多くなります。それぞれの工数が可視化されていると、必要な時間を把握できるため、自分自身も安心できます。あれもやってないし、これもやってない…と常に焦っている割には進まないという事態を防ぐことができます。

●優先順位を考える

工数を把握したら、タスクに優先順位をつけましょう

優先順位は、重要度と緊急度から考えると一般的に言われます。
フリーエンジニアの場合、本業である開発関連のタスクと本業以外のタスクでも、期日が決まっているものが多いので、スケジュールをもとに、期間ごとの優先順位を考えておきましょう。
フリーランスとしての事務作業のタスクも優先順位をつけていきます。
経理処理であれば月末月初に優先順位を上げて対応しなければなりませんし、年1度の確定申告も2月頃には優先タスクとなります。

また、次の仕事への営業活動は今携わっている案件の契約が終了する前や、納期を迎える前には最優先で取り組むべきタスクです。フリーエンジニア向けのエージェントを利用している場合でも、今参画している案件の終了が通常1か月前には分かるケースが多いので、そうしたらまたエージェントに次の案件を相談するのが良いと思います。

<効率化できるところを見直す>

時間を有効活用するためには、効率化できるポイントを見極めることも大切です。
工数を削減することができるのか、どうしたら削減できるのかを考えていきます。
工数削減のためには、ツール外部の専門家の力をうまく活用することも重要になってきます。

多少お金をかけたとしても、ツールや外部専門家を使って工数を削減する方が、その時間を売上に繋がることに使うことができ、結果的に売上アップになります。例えば、フリーエンジニアとして、貴重な時間を、新しい技術のキャッチアップや学習に使うことは、慣れない経理業務に時間を使うことよりも、将来の売上や仕事の安定につながるものでしょう。

効率化するための方法を次章でご紹介します。

タイムマネジメントを実行する際の5つのポイント

タイムマネジメントを進めるためには、いかにタスクを効率化していくかが重要なポイントです。効率化するための具体的な方法を5つご紹介いたします。

●すぐできることはその場でやる

当たり前なのにあまり出来ていないのが、すぐできる作業はその場でやるという方法です。

いつでもできる作業は後回しにしがちという方も多いかと思いますが、いま、その場でやってしまうのが一番効率がよいです。

後回しにすると、思い出す時間が必要になりますし、WEB画面を開くというような小さな行動も改めて工数がかかります。その小さな行動の積み重ねで効率が悪化してしまうので、できることはその場で対応することを習慣づけましょう。

●まとめて処理

同じ種類のタスクは、まとめて処理すると効率化につながります。
似たような作業をまとめてたり、1つのカテゴリの作業はまとまった時間でやるなどの方法を考えてみましょう。
経理処理は、1か月分を決めた日にまとめて処理することで、管理画面を何度も開き、何度も同じような内容を一から入力するということがなくなり効率化できます。

また、未経験の事務作業は、調べるところからスタートすることも多いかと思います。
慣れるまでは調べながら進めたりと工数がかかりがちですので、事務作業をする日を決めるなどして、まとめて作業をしたほうが効率的です。

●やらなくてもよいことはやらない

効率化のためには、やらなくてよいことを見極めるもの大切です。
本当に自分にとって必要なのか、なんとなく慣習で続けてしまっていたり、必要だと思い込んでいたというタスクがあれば、やらないことにしましょう。
本当に必要なタスクだけを残すことで、効率化が進みます。

●作業に合った時間帯を活用する

タイムマネジメントするには、自分の作業に充てられる時間を割り出し、その時間の特性を活用してタスクを効率化していきましょう。よく言われるのは、午前中に重要なタスクは終わらせておくなどです。

フリーエンジニアの場合は、常駐の勤務時間中は、業務以外の作業はできません。それ以外の、出勤前や通勤時間、ランチタイムや終業後、週末といった時間を使いタスクを進めることになります。

朝は頭が働くことが多いので、大切なタスクは出勤前に済ませてしまったり、通勤時間やランチタイムは、スマホでできるタスクを済ませる、また勉強に充てるなどが向いています。
終業後はセミナー参加や営業活動にあてたり、週末はじっくりと時間がとれるようであれば頭を使って考えるタスクをこなすというように、使える時間帯で何ができるのか、何に向いているのかを考えておきましょう。

●作業は単純にする

作業工程を複雑にすると時間がかかってしまいます。作業は限り単純化できるような方法を考えてみましょう。ツールを活用したり自動化すると、作業が単純化し自分で対応しなければならない作業も減る可能性があります。

さらに、勉強や営業は、タスクではないので難しいかもしれませんが、営業の準備として名刺発注や、アポイントの管理、議事録の作成や見直しなどは、単純化の余地があるはずです。

どのようなツールや専門家が世に存在しているか、またどのような活用方法があるかは、情報収集をしないとなかなかわからないものです。先輩フリーエンジニアや、場合によってはエージェントに相談をしたり、フリーエンジニアの交流会などでヒアリングしてみるのもよいでしょう。

タイムマネジメントがフリーエンジニア年収アップのカギ?!

フリーエンジニアになったら、タイムマネジメントはとても重要です。
有限な時間を有効に活用できれば、年収アップに繋がる作業に時間をとることもできます。

案件を受ける時間が増えるというだけでなく、スキルアップのための勉強の時間も確保できるようになります。
フリーランスの場合、知識や実績があってこそ仕事に繋がるため、自分自身で時間をかけて知識と実績を積んでいく必要があります。

また、フリーエンジニアだからこそ、常駐案件だけでなく在宅案件やスポット案件も受けて実績を作り年収アップをしたいという方も多いでしょう。言うまでもないですが、常駐以外の案件を受けるためには、常駐の勤務時間以外でいかに時間を作るかが年収に直結してきます。

フリーエンジニアとして年収をあげていくためには、まずは時間を意識し、タイムマネジメントを心掛けるところからはじめてみてはいかがでしょうか。

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