独立後に準備したい!フリーエンジニアの経理業務と総務業務

独立をすると何もかも自分でやらなければなりません。中でも経理処理は知識がないと難しそうと敬遠されがちです。しかし、最近では、クラウド型の会計ソフトを活用し、確定申告まで自分で対応する方が多く、独立後早い段階から検討しておきましょう。また、総務的な業務も、独立後早い段階で着手しておくとよいでしょう。

フリーエンジニアの経理機能とは

フリーエンジニアとして独立をすると経理も自分で行わなければなりません。
経理は、毎月の請求書発行などの作業、使った経費のまとめ、帳簿への記帳、年1回どの確定申告という項目に分けられます。
毎月の請求書発行や経費のまとめなどの処理については、イメージがつきやすいかと思いますし、エンジニアの方々の場合は、物の仕入れなどがあるわけではないので、それほど複雑ではありません。
決まった金額の請求書を発行し、使った経費を計上するだけです。

請求書に必ず記載すべき項目などの最低限のルールを理解しておけば、この作業自体は特別な知識は必要ありません。

詳しくは、「経理処理の疑問、どこまで経費?毎月の処理は?」でご紹介しています。

問題となるのは、取引の「帳簿のつけ方」です。
個人事業主となると、確定申告をしなければならず、取引を決められた帳簿に記帳していく必要があります。どの経費を計上するかはわかっても、帳簿をつける際の勘定科目は簿記の知識がないと全くわからないという方も多いのではないでしょうか。
基本的な記帳の方法をご紹介します。

記帳はクラウド会計ソフトを活用し自分で対応

フリーエンジニアの場合、取引の数は多くないかと思いますので、記帳すべき項目を覚えてしまい、クラウド会計ソフトを活用すれば、経理知識のない方でも処理できる範囲と言えます。
freeeやMFクラウド会計、弥生会計などのクラウド会計ソフトでは、請求書の発行から、帳簿への記帳、確定申告に必要な書類の作成までが可能です。
事前に登録をしておくことで、一連の流れが紐づいて自動で作成されるため、独立後早いうちから導入しておくと確定申告時に慌てずにすみます。

クレジットカードや銀行口座とも連携することができ、自動で取引が取り込まれるため、抜け漏れの心配もなく、工数削減にもつながりますので、検討してみてはいかがでしょうか。

ここからは、具体的にどのような帳簿や記帳が必要になるのかをご紹介します。

記帳は2種類。青色申告は複式簿記

個人事業主の確定申告には、青色申告白色申告という2つの選択肢があります。
青色申告は、最高65万円の控除が認められており、複式簿記という少し複雑な帳簿付けが必要になります。複式簿記では、1つの取引を「借方」と「貸方」を使い、勘定科目を記帳していきます。青色申告は事前に申請が必要となります。開業届と合わせて税務署に提出します。
一方、白色申告は、最高10万円の控除ですが、単式簿記という収支だけの簡単な記帳で済ませられます。
青色申告と白色申告の違いについては、「個人事業主とは?」で詳しく解説しています。

「税制面では青色申告が魅力的だけど、帳簿はわからない・・・」という方も多いと思います。しかし、フリーランスの方々の多くは青色申告を選択されています。クラウド会計ソフトを活用すれば、特別な知識がなくとも帳簿付けができます。

青色申告に必要な帳簿

青色申告は複式簿記が必要になりますが、複式簿記とは記帳の仕方です。
複式簿記には、仕訳帳・総勘定元帳という「主要簿」と、そこに記載しきれない項目を記載する「補助簿」の作成が必要になります。
これらの帳簿を元に、確定申告時に提出する貸借対照表と損益計算書を作成します。
こちらも、パッとは難しそうな気がしてしまうかもしれませんが、クラウド会計ソフトを活用すれば、帳簿に紐づいて自動で作成されます。

参考:帳簿の記帳のしかた(事業所得者用)/国税庁
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/tebiki/2015/pdf/44.pdf

借方貸方と勘定科目

複式簿記で最低限理解しておきたいのは、借方と貸方という記載が必要になるということと、どう計上するかの勘定科目です。
借方貸方で記載するということは、どのような種類の収入(費用)をどのように受け取った(支払った)かを記載していったりします。この「どのように」の部分を勘定科目で表していくのです。

下記2つの例で具体的に見てみましょう。例えば・・・

プログラミングの参考書2500円を現金で購入した場合

借方:書籍代 2500円
貸方:現金  2500円

75万円の報酬がエージェントから銀行口座に振り込まれた場合

・請求書発行時(売上確定時)
借方:売掛金 750,000円
貸方:売上高 750,000円
・振込時
借方:普通預金750,000円
貸方:売掛金 750,000円

クラウド会計ソフトでは、勘定科目は費用とともに自分で設定する必要がありますが、借方貸方については、勘定科目と費用などの取引の設定をすれば自動で判別され作成されますので、簿記の知識がない方でも勘定科目を覚えてしまえば作成できます。
請求書発行の売上確定の段階と、実際に振り込まれた段階と2回記帳する必要がありますが、会計ソフトで請求書も発行しておけば、請求書で設定した内容を元に、自動で記帳されます。
口座への振り込みを確認し、登録ボタンを押すだけでよいので、とても簡単に処理できます。

「難しそうなので自分ではやりたくない…」という方は、税理士さんに全てを依頼する方法もあります。記帳からすべてを依頼すると一般的に年間10万円以上の費用がかかります。

口座開設やクレジットカードの発行

クラウド会計ソフトを活用すれば、経理知識がなくても効率的に作業できることをご紹介しましたが、極力効率化するためには、口座やクレジットカードをアカウントと連携する方法があります。
ツールと連携している銀行の口座を開設し、クレジットカードを発行する必要があります。

事業用の口座開設やクレジットカード発行も、オンライン上で申請が可能なところも増えています。必要書類を揃えて郵送する必要はありますが、銀行に出向き窓口に並ぶ必要などがないので忙しいエンジニアには便利な方法です。
必要書類は、申込書と本人確認と事業の証明などです。
開業届が事業の証明の書類になりますので、必ず控えを保管し、必要書類にはコピーを提出しましょう。

フリーエンジニアの総務業務とは

独立後すぐに必要となるのが、名刺の作成やメールアドレスの発行です。
フリーエンジニアになると、これらも自分で準備をしなければなりません。

メールアドレスの発行

メールアドレスは、個人のものとは別に事業用のアドレスを作成しましょう。
仕事に関する重要なメールを、個人用のDMなどに紛れてしまい見落としてしまうような事態を防ぐことができます。

Gmailなどのフリーのメールアドレスでよいか、ドメインを取得するかは、信用にも関わる場合がありますので、取引先や利用方法を念頭に検討をしましょう。

常駐型を主とするフリーエンジニアの方々は、常駐先のメールアドレスが発行される場合もあるかと思います。
また、最近では、SNSやチャットツールを使いコミュニケーションをとることも多いため、メールアドレスがそれほど重要ではないという方もいらっしゃいます。

その場合は、個人の事業用のメールアドレスは、案件を紹介してもらうエージェントとのやりとりや、セミナーや勉強会の登録などの用途が主になるかもしれません。
その場合、フリーのメールアドレスでもあまり不便はないように思われます。

しかし、個人で営業活動をしたり、単発の開発の請負も受けていく場合には、名刺に連絡先としてメールアドレスを記載し、メールでのやりとりが一般的です。
独自ドメインのアドレスの方が、信用度が高いと感じる方もいらっしゃいます。
すぐに無料で誰でも発行できるフリーアドレスよりも、決済が必要で認証面でも安心な独自ドメインを取得する方が、信用される傾向にあるようです。
独立後の営業スタイルや、案件の種類によって検討するとよいでしょう。

名刺の作成

メールアドレスを発行したら名刺を作成します。
エンジニアの方々の場合、会社員の時には名刺を出す機会は少なかったという方も多いかもしれません。
しかし、独立すると、エンジニアであると同時に経営者でもあります。
また、会社員時代は会社名と所属部署や肩書が存在しましたが、独立するとそれらも自分で考えていかなければなりません。
はじめてお会いする方に、自分を手短に紹介するツールとして、また覚えてもらうツールとして、名刺は作成することをおすすめします。

名刺には、肩書や名前、住所や連絡先を記載します。
住所は、基本的には記載したほうが相手に安心感を与えられますが、自宅の住所を公開したくないという場合には、記載しない方もいらっしゃいます。
最近では、住所ではなく、FacebookのアドレスやチャットツールのIDなどを記載される方もいらっしゃいます。

屋号やロゴは、なくても問題ありません。
独自のロゴがあると見栄えはよいですが、名刺作成ツールを使えば、いくつかのパターンの中からロゴ風のものを選択でき、自分のイメージに合った名刺を作成することができます。

重要なのは、屋号よりも肩書です。
フリーエンジニアの場合は、「フリーエンジニア」と書くだけでなく、得意分野や実績のある言語を付け加えたりすることで、より具体的にスキルを伝えることができます。

セミナーや勉強会などでも必要になるため、気に入ったものを作成し、まとまった枚数を発注しておきましょう。
WEB上で発注できるサービスを活用すれば、なくなったときに簡単に追加発注できます。

まとめ

会社員時代は、経理や総務部門が担当してくれていたことも、独立すると自分でやらなければなりません。
外注する方法もありますが、事業主として最低限の知識となります。
最近では、PCさえあればできることも増えてきていますが、少し先のことまで見据えて、独立後早いタイミングでツールを導入しておいた方が、効率化につながる可能性が高いです。
これから独立を考えている方、独立間もない方は、早めに自分に合ったツール探しをしてみてはいかがでしょうか。
ツールは、多少費用が発生しても使いやすいものを選びましょう。フリーランス向けの福利厚生サービスには、フリーランスに必要な各種ツールが、無償や特典付きで提供されているものもあります。
フリーランス協会が提供するベネフィットプランには、施設利用割引などの福利厚生以外に、会計ソフトやチャットツール、税務相談や法務相談サービスなどの特別プランが付帯されています。
さらに、賠償責任補償もついており万が一にも備えられる、フリーランス向け福利厚生サービスです。
年会費1万円のこのベネフィットプランですが、各種ツールなどの特典を活用することを考えるととてもお得なサービスとなっています。
独立したら、ぜひ加入を検討したいプランとなっています。

エミリーエンジニアでは、登録のエンジニアの方々(※1)のフリーランス協会のベネフィットプラン年会費を、負担させていただいております。

詳細は、エミリーエンジニアにご登録の上、お気軽にお問合せ下さい。

※1 エミリーエンジニアにご登録いただいたエンジニアの方で、一定の基準を満たす方が対象です。